1.      Bila Anda menjadi pemimpin, bagaimana :

a.       Menyikapi konflik yang terjadi di dalam organisasi yang Anda pimpin?

Konflik adalah salah satu hal yang kerap kali terjadi dalam lingkungan kerja. Yang menjadi masalah, konflik kerap kali tidak tertangani dengan baik sehingga menimbulkan dampak buruk bagi individu dalam organisasi. Oleh karena itu, organisasi perlu memahami bagaimana seluk beluk konflik, dampak dan cara menyikapinya. Berikut ini cara-cara menyikapi konflik yang terjadi di dalam organisasi :

·         Konflik yang muncul di lingkungan kerja harus segera ditangani sebelum skalanya meninggi, karena konflik berpotensi menurunkan level engagement karyawan, dan berpeluang untuk menghasilkan absensi hingga turnover.

·         Manajer dan pemimpin seharusnya punya peran yang lebih dalam menyelesaikan konflik, baik itu memfasilitasi diskusi ataupun terjun langsung. Namun, idealnya setiap orang punya tanggung jawab yang sama dalam menangani konflik.

·         Konflik berpengaruh pada kinerja organisasi, tergantung pada bagaimana konflik tersebut dikelola. Konflik yang positif akan memunculkan semangat bersama, sementara konflik negatif akan menghasilkan demotivasi hingga emosi negatif lainnya.

·         Conflict management training mungkin bisa jadi opsi training yang penting bagi karyawan-karyawan Anda. Ini merupakan investasi yang perlu Anda lakukan demi menjaga kinerja individu, tim dan organisasi.

Dan dampak negatif  dari konflik dalam organisasi :

Dampak terbesar konflik bagi organisasi adalah kerugian dalam hal waktu yang dihabiskan untuk berkonflik. Seharusnya, waktu tersebut dapat dimanfaatkan untuk pekerjaan yang lebih bermanfaat. Rata-rata hasil survei menunjukkan bahwa tiap orang menghabiskan sekitar 2.1 jam per minggu, atau setara dengan sehari per bulan, untuk mengatasi berbagai konflik dalam lingkungan kerja. Konflik yang timbul juga bisa jadi makin memanas dan jadi lebih serius. Sekitar 89% karyawan mengaku pernah mengalaminya. Hal ini tentunya berpengaruh terhadap kinerja tim dan organisasi secara keseluruhan.

Sementara itu, dampak konflik bagi individu yang terlibat juga tidak kalah buruknya. Lebih dari seperempat (27%) mengaku pernah mengalami ketidaksepahaman dalam lingkungan kerja yang kemudian mengarah kepada serangan secara personal, bahkan 25% mengaku pernah menemui konflik yang berpengaruh terhadap level absensi karyawan. Intinya, konflik yang tidak terselesaikan dengan baik sangat berpengaruh terhadap level engagement karyawan.

Ketika konflik muncul dalam sebuah tim, maka konflik tersebut juga akan mengganggu kinerja tim. 67% mengaku pernah menghindari rekan kerja akibat konflik di lingkungan kerja. 57% menyatakan bahwa mereka meninggalkan konflik dengan emosi yang negatif, antara lain perasaan marah, demotivasi hingga frustrasi. Tentunya ini termasuk konflik yang tidak bisa diselesaikan dengan baik.

Sebaliknya, jika konflik dapat ditangani dengan baik dapat menghasilkan energi yang positif. 76% menyatakan bahwa mereka pernah mengalami hasil akhir yang baik setelah mengalami konflik. Sekitar seperlima (22%) mengaku bahwa mereka menyukai konflik, karena hal tersebut memunculkan keyakinan bahwa isu tertentu yang muncul sudah ditangani dengan baik.

b.      Cara memotivasi bawahan agar giat bekerja

Motivasi adalah keadaan dalam pribadi seseorang yang mendorong keinginan individu melakukan kegiatan tertentu demi mencapai tujuan. Berikut ini 10 cara memotivasi bawahan agar giat bekerja :

1.      Seorang pemimpin harus memiliki motivasi sebelum memotivasi orang lain. Ia tidak dapat memotivasi orang lain jika dia sendiri tak memilikinya. Sikap seorang pemimpin akan berpengaruh langsung terhadap sikap karyawan. Oleh karena itu, pemimpin harus mengendalikan suasana hati dan menunjukkan hanya sikap yang positif dan menghindarkan hal-hal yang bersifat negatif.

2.      Motivasi memerlukan tujuan. Anda harus mengetahui persis apa yang ingin dicapai. Dengan demikian, Anda akan termovasi.

3.      Motivasi terbagi dalam dua tahapan. Pertama, mengindentifikasi tujuan masing-masing individu dalam tim. Kedua, menunjukkan cara untuk mencapainya.

4.      Motivasi bisa berubah sewaktu-waktu. Melalui pertemuan, komunikasi yang baik dan dan jenis interaktif komunikatif lainnya, motivasi akan dapat dipertahankan secara konsisten.

5.      Motivasi membutuhkan penghargaan. Menurut psikolog, motivasi orang yang bekerja keras banyak hanya untuk mendapatkan pengakuan atau penghargaan di depan publik pada saat yang tepat.

6.      Partisipasi membangkitkan motivasi. Partisipasi atau keterlibatan dalam suatu kegiatan sangat motivatif. Setiap anggota akan termotivasi bila dilibatkan dalam kegiatan bersama.

7.      Kemajuan yang dicapai mampu menciptakan motivasi karena kemajuan tersebut bisa memberikan arti yang sangat besar bagi setiap individu. Besarnya kemajuan yang dicapai oleh tim dan kontribusi kita sebagai angggota merupakan hal yang membanggakan.

8.      Memenangkan persaingan. Persaingan akan membangkitkan motivasi bila semua orang mendapatkan kesempatan yang sama untuk menang. Apabila peluang tidak sama, yang termotivasi hanyalah mereka yang berada di atas, sedangkan yang di bawah dan tak memiliki peluang tidak akan termotivasi.

9.      Tiap individu memiliki potensi motivasi. Sebagai pemimpin, Anda harus mampu memunculkan potensi yang dimiliki orang yang Anda pimpin

10.  Rasa memiliki akan mebangkitkan motivasi. Orang akan termotivasi untuk membangun usaha timnya bila ia merasa menjadi bagian dari tim.

c.       Gaya kepemimpinan yang efektif

Gaya kepemimpinan didasarkan berdasarkan empat macam kepribadian manusia yaitu :

1.      Gaya Kepemimpinan Karismatis

2.      Gaya Kepemimpinan Diplomatis

3.      Gaya Kepemimpinan Otoriter

4.      Gaya Kepemimpinan Moralis

1.      Gaya Kepemimpinan Karismatis

Kepribadian dasar pemimpin model ini adalah kuning. Kelebihan gaya kepemimpinan karismatis ini adalah mampu menarik orang. Mereka terpesona dengan cara berbicaranya yang membangkitkan semangat. Saya tidak tahu darimana asalnya kharisma mereka, tetapi saya yakin bahwa kelebihan itu adalah anugerah dari Tuhan yang adil. Biasanya pemimpin dengan kepribadian kuning ini visionaris. Mereka sangat menyenangi perubahan dan tantangan. kelemahan terbesar tipe kepemimpinan model ini bisa saya analogikan dengan peribahasa Tong Kosong Nyaring Bunyinya. Mereka mampu menarik orang untuk datang kepada mereka. Setelah beberapa lama, orang – orang yang datang ini akan kecewa karena ketidak-konsisten-an. Apa yang diucapkan ternyata tidak dilakukan. Ketika diminta pertanggungjawabannya, si pemimpin akan memberikan alasan, permintaan maaf, dan janji. Yah, itu saja, tanpa adanya komitmen untuk berubah. Banyak yang datang, tetapi banyak juga yang pergi. Gaya kepemimpinan karismatis bisa efektif jika :
1. Mereka belajar untuk ber-komitmen, sekalipun seringkali mereka akan gagal. Mungkin inilah satu-satunya masalah mereka, seumur hidupnya.
2. Mereka menempatkan orang-orang untuk menutupi kelemahan mereka. Yah, anda sendiri yang tahu kelemahan anda, kan saya bukan paranormal. Yang saya tahu, kepribadian ini berantakan dan tidak sistematis.

2.      Gaya Kepemimpinan Diplomatis

Kepribadian dasar pemimpin model ini adalah putih. Kelebihan gaya kepemimpinan diplomatis ini ada di penempatan perspektifnya. Banyak orang seringkali melihat dari satu sisi, yaitu sisi keuntungan dirinya. Sisanya, melihat dari sisi keuntungan lawannya. Hanya pemimpin dengan kepribadian putih ini yang bisa melihat kedua sisi, dengan jelas! Apa yang menguntungkan dirinya, dan juga menguntungkan lawannya. Dalam bahasa sederhana, diplomator yang ulung, atau win-win solution. Kesabaran dan kepasifan adalah kelemahan pemimpin dengan gaya diplomatis ini. Umumnya, mereka sangat sabar dan sanggup menerima tekanan. Namun kesabarannya ini bisa sangat – sangat keterlaluan. Mereka bisa menerima perlakuan yang tidak menyengangkan tersebut, tetapi pengikut-pengikutnya tidak. Dan seringkali hal inilah yang membuat para pengikutnya meninggalkan si pemimpin. Gaya kepemimpinan diplomatis ini akan efektif bila :
1. Berjuang untuk berubah. Anda harus berprinsip, “Mereka yang tidak bergerak berarti mati!”
2. Hidup ini tidak selalu win-win solution. Ada kalanya terjadi win-loss solution. Pihak yang kalah tidak harus selalu anda !

3.      Gaya Kepemimpinan Otoriter

Kepribadian dasar pemimpin model ini adalah merah. Kelebihan model kepemimpinan otoriter ini ada di pencapaian prestasinya. Tidak ada satupun tembok yang mampu menghalangi langkah pemimpin ini. Ketika dia memutuskan suatu tujuan, itu adalah harga mati, tidak ada alasan, yang ada adalah hasil. Bagaimana caranya ? Lakukan semua yang bisa ! Dunia memang berubah, hanya saja, dia bergerak lebih cepat ! Langkah - langkahnya penuh perhitungan dan sistematis. Dingin dan sedikit kejam adalah kelemahan pemimpin dengan kepribadian merah ini. Mereka sangat mementingkan tujuan sehingga tidak pernah peduli dengan cara. Makan atau dimakan adalah prinsip hidupnya. Nah, disinilah masalahnya. Semua orang adalah musuh, entah itu bawahannya atau rekan kerjanya. Si otoriter ini kadang kala menekan bawahannya supaya tidak menjadi ancaman, entah itu dengan kedisiplinan yang tidak masuk akal atau dengan target yang tak mungkin dicapai. Gaya kepemimpinan otoriter ini bisa efektif bila :
1. Rasanya gak ada neh...soalnya kepribadian ini memang efektif, paling efektif dari semua kepribadiaan. Sekaligus paling dingin!

4.      Gaya Kepemimpinan Moralis

Kepribadian dasar pemimpin model ini adalah biru. Tidak ada model kepemimpinan yang paling menghargai bawahannya selain pemimpin dengan kepribadian biru ini. Mereka hangat dan sopan kepada semua orang. Mereka memiliki empati yang tinggi terhadap permasalahan para bawahannya. Sabar ? Tentu saja. Murah hati ? Tepat sekali. Segala bentuk kebajikan ada dalam diri pemimpin ini. Orang – orang datang karena kehangatannya terlepas dari segala kekurangannya. Yang paling mengerikan dari pemimpin berkepribadian biru ini adalah emosinya. Dia sangat tidak stabil, kadang bisa tampak sedih dan mengerikan, kadang pula bisa sangat menyenangkan dan bersahabat. Gaya kepemimpinan moralis ini efektif bila :
1. Dia berhasil mengatasi kelabilan emosionalnya, dan seringkali ini adalah perjuangan seumur hidupnya.
2. Belajar mempercayai orang lain alias membiarkan mereka melakukan dengan cara mereka, bukan dengan cara anda.

2.      NARKOBA

            Narkoba singkatan dari narkotika dan obat/bahan berbahaya. Selain itu narkoba mempunyai sebutan lain yaitu “napza” yang artinya narkotika, psikotropika dan zat adiktif lainnya. Semua istilah ini, baik "narkoba" atau napza, mengacu pada sekelompok zat yang umumnya mempunyai risiko kecanduan bagi penggunanya. Menurut pakar kesehatan narkoba sebenarnya adalah psikotropika yang biasa dipakai untuk membius pasien saat hendak dioparasi atau obat-obatan untuk penyakit tertentu. Namun kini presepsi itu disalah gunakan akibat pemakaian yang telah di luar batas dosis. Efek yang ditimbulkan oleh narkoba :

·         Halusinogen, efek dari narkoba bisa mengakibatkan bila dikonsumsi dalam sekian dosis tertentu dapat  mengakibatkan seseorang menjadi ber-halusinasi dengan melihat suatu hal/benda yang sebenarnya tidak ada / tidak nyata contohnya kokain & LSD

·         Stimulan , efek dari narkoba yang bisa mengakibatkan kerja organ tubuh seperti jantung dan otak bekerja lebih cepat dari kerja biasanya sehingga mengakibatkan seseorang lebih bertenaga untuk sementara waktu, dan cenderung membuat seorang pengguna lebih senang dan gembira untuk sementara waktu

·         Depresan, efek dari narkoba yang bisa menekan sistem syaraf pusat dan mengurangi aktivitas fungsional tubuh, sehingga pemakai merasa tenang bahkan bisa membuat pemakai tidur dan tidak sadarkan diri. Contohnya putaw

·         Adiktif , Seseorang yang sudah mengkonsumsi narkoba biasanya akan ingin dan ingin lagi karena zat tertentu dalam narkoba mengakibatkan seseorang cenderung bersifat pasif , karena secara tidak langsung narkoba memutuskan syaraf-syaraf dalam otak,contohnya ganja , heroin , putaw

·         Jika terlalu lama dan sudah ketergantungan narkoba maka lambat laun organ dalam tubuh akan rusak dan jika sudah melebihi takaran maka pengguna itu akan overdosis dan akhirnya kematian.

Jenis-jenis narkoba ada 2 yaitu :

1.      Heroin atau diamorfin (INN) adalah sejenis opioid alkaloid.

Heroin adalah derivatif 3.6-diasetil dari morfin (karena itulah namanya adalah diasetilmorfin) dan disintesiskan darinya melalui asetilasi. Bentuk kristal putihnya umumnya adalah garam hidroklorida, diamorfin hidroklorida. Heroin dapat menyebabkan kecanduan.

2.      Ganja (Cannabis sativa syn. Cannabis indica) adalah tumbuhan budidaya penghasil serat, namun lebih dikenal karena kandungan zat narkotika pada bijinya, tetrahidrokanabinol (THC, tetra-hydro-cannabinol) yang dapat membuat pemakainya mengalami euforia (rasa senang yang berkepanjangan tanpa sebab).

Namun narkoba juga bisa diambil manfaatnya, contohnya biji ganja yang digunakan sebagai sumber minyak. Namun demikian, karena ganja juga dikenal sebagai sumber narkotika dan kegunaan ini lebih bernilai ekonomi, orang lebih banyak menanam untuk hal ini dan di banyak tempat disalahgunakan. Di sejumlah negara penanaman ganja sepenuhnya dilarang. Di beberapa negara lain, penanaman ganja diperbolehkan untuk kepentingan pemanfaatan seratnya. Syaratnya adalah varietas yang ditanam harus mengandung bahan narkotika yang sangat rendah atau tidak ada sama sekali. Sebelum ada larangan ketat terhadap penanaman ganja, di Aceh daun ganja menjadi komponen sayur dan umum disajikan. Bagi penggunanya, daun ganja kering dibakar dan dihisap seperti rokok, dan bisa juga dihisap dengan alat khusus bertabung yang disebut bong. Jadi “KATAKAN TIDAK PADA NARKOBA” jika ingin masa depanmu cerah.

3.      “PERANAN MAHASISWA TERHADAP MASYARAKAT”

Mahasiswa merupakan makhluk istimewa. Mereka ada pada lapisan umur yang memungkinkan untuk menjadi energenic dan cocok untuk menjadi pelopor perbaikan keadaan. Secara definitif, mahasiswa berasal dari dua suku kata yaitu kata maha dan siswa. Kata maha mempunyai arti paling tinggi atau lebih tinggi, sementara kata siswa merupakan seorang yang terpelajar (baik secara individu maupun kelompok). Jadi, mahasiswa dalah seorang yang terpelajar yang mempunyai kedudukan tertinggi diantara pelajar-pelajar lainnya (dalam tingkatan akademik seperti SD, SMP, dan SMA). Secara definitif mahasiswa memperoleh predikat yang istimewa dimata masyarakat karena dalam keistimewaan tersebut terdapat suatu harapan yang nantinya mampu mengubah keadaan menjadi lebih baik dan mampu mengisi lapisan pemimpin. Secara fungsi mahasiswa mempunyai 2 peran penting dalam kehidupan bermasyarakat. Pertama, mahasiswa sebagai manager dan kedua mahasiswa sebagai pencetus gagasan. Peran yang pertama lebih berorientasi pada tindakan, yaitu lebih menekankan masalah “how to get things done” sehingga peran ini lebih memerlukan bekal keilmuan yang menunjang penyelesaian masalah dalam suatu bidang ilmu-ilmu managemen yang bersifat teknokrasi. Dan peran kedua lebih berorientasi pada kegiatan pemikiran, yaitu lebih pada kerja “asah otak” untuk melahirkan kemungkinan alternatif sehingga dalam prakteknya peran ini lebih memerlukan bekal keilmuan yang mengutamakan kontemplasi. Walaupun kedua fungsi itu umumnya ditemukan pada pribadi yang berbeda, namun kadang keduanya juga dapat ditemui pada satu pribadi. Peran-peran tersebut memerlukan satu syarat utama, yaitu belajar bermasyarakat, terutama belajar memimpin masyarakat Belajar menyelesaikan masalah-masalah kemasyarakatan secara bersama pada dasarnya adalah belajar berpolitik. Dengan demikian, tujuan mahasiswa adalah untuk memahami fenomena-fenomena yang terdapat dalam suatu tatanan yang disebut masyarakat baik dari segi politik, ekonomi, sosial, dll. Untuk mencapai tujuan tersebut maka interaksi yang inten sangatlah diperlukan guna menghindari hal-hal yang bersifat miskomunikasi.

memanfaatkan waktu luang disela-sela kuliah, belajar membuka usaha sambil kuliah, kuliah yang efisien, seandainya saya menjadi pemimpin perusahaan atau organisasi

1.      Memanfaatkan waktu luang disela-sela kuliah?

Jawab :

Waktu kuliah itu berbeda dengan waktu ketika sekolah SMA dimana waktu sekolah sudah ditetapkan atau sudah ditentukannya waktu mulai dan berakhirnya pelajaran, berbeda dengan waktu kuliah dimana para dosen yang menentukan waktu kapan belajar mengajar berlangsung sehingga para mahasiswa bisa belajar untuk mandiri
Ketika waktu kosong sebelum jam kuliah dimulai, beberapa hal yang dapat diisi dengan aktivitas yang bermanfaat seperti:
1. Menjalankan kewajiban seperti ibadah shaalat
2. Mengerjakan tugas tugas kuliah di waktu luang
3. Mencari informasi informasi yang penting untuk memperdalam pelajaran yang diberikan oleh dosen
4. memperdalam ilmu atau menghafal.

2.      Belajar membuka usaha sambil kuliah?

Jawab :

Kuliah sambil bisnis? Kenapa tidak?zaman sekarang banyak mahasiswa yang menjalankan bisnis sambil kuliah. Mahasiswa mempunyai motivasi yang kuat, ingin menjadi mandiri dan mampu mempunyai penghasilan sendiri untuk biaya kuliah atau bisa juga membantu orang tua untuk membiayai pendidikan adiknya. Jadi kuliah sambil bisnis bisa saja, tinggal bagaimana cara kita mengsikronkan atau membuatnya sejalan dan apakah mengganggu kuliah atau tidak. Mengganggu atau tidaknya bisnis terhadap kuliah sebenarnya tergantung dari 2 hal :

1.       Jenis bisnis apa yang di jalankan

2.       Bagaimana kita mengatur waktu dengan baik antara bisnis dan kuliah

Kita bahas satu persatu :

1.         Jenis bisnis apa yang dijalankan

Untuk mahasiswa, ada baiknya sebelum terjun ke dunia bisnis agar bisa memilih jenis bisnis yang mereka jalankan. Pilihlah jenis bisnis yang tidak menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mengelolanya, semacam part time business

2.         Mengatur waktu untuk bisnis dan kuliah

Kuliah hari ini tentu kalau udah lewat yah lewat. Anggaplah dalam sehari anda kuliah dari jam 8 pagi hingga jam 3 sore. terus dari jam 3 sore hingga jam 6 petang anda bisa gunakan untuk mengerjakan tugas2 kuliah anda. Nah jam 6 petang hingga seterusnya (jam 8 keesokan harinya) artinya gak ada lagi sesuatu yang terlalu mendesak (kalaupun ada silahkan kerjakan segera). Nah anda bisa memanfaatkan waktu tersebut untuk menjalankan bisnis.

3.     Kuliah yang efisien

Jawab:

Masalah yang muncul dalam mengatur waktu adalah jika setiap hari kita memiliki kegiatan dan sulit untuk dikontrol, maka masalah akan muncul. Masalah yang muncul tersebut disebabkan oleh beberapa faktor yaitu perencanaan yang tidak terorganisasi, tidak jelas, melenceng, tidak konsisten, tidak ada tujuan, dan kurang efektif dalam menggunakan waktu. Akan sangat membantu jikakita menuliskan beberapa masalah yang muncul dalam pengaturan waktu.  Ada beberapa tips atau strategi yang dapat membantu mahasiswa dalam mengatur waktunya agar lebih berhasil dalam belajar dan beraktivitas:

1.       Perhatikan kapan waktu luang yang dimiliki. Waktu luang yang dimaksud adalah waktu yang membebaskan kita dari segala aktivitas kuliah, kursus atau kegiatan lainnya.

2.       Perhatikan kondisi kita yang paling fit untuk belajar, misal dimalam hari atau dini hari.

3.       Buatlah jadwal untuk mengatur waktu belajar dan juga akitivitas yang akan dilakukan. Idelanya, waktu untuk belajar adalah 50 menit ditambah waktu istirahat. Buat variasi dalam belajar, misal ganti lokasi belajar atau ajak teman untuk belajar.

4.       Jagalah motivasi belajar dengan cara membuat target.
Perhatikan kondisi tubuh. Kesehatan adalah segalanya. Karena itu, dalam membuat jadwal masukkan juga waktu istirahat.

5.       Buatlah waktu untuk membaca materi pelajaran dua kali. Pertama, sebelum memulai kuliah (masuk kuliah) dan kedua setelah kuliah. Hal tersebut akan membantu ingatan jangka panjang.

6.       Setelah melakukan semua kegitan, maka sisakan waktu lima menit untuk mengevaluasi kegiatan Anda. Apakah sudah dijalankan sesuai jadwal atau sebaliknya.
Dari sekian tips tersebut, dapat diikuti serta dilaksanakan agar kita bisa melakukan kuliah yang memang benar-benar efisien yang dapat menguntungkan kita sebagai mahasiswa. Juga sebagai acuan untuk selalu melakukan yang terbaik bagi diri sendiri maupun orang lain.

4.    Seandainya saya menjadi pemimpin perusahaan atau organisasi?

Jawab :

Jika saya menjadi pemimpin perusahaan maka saya ingin mempunyai karakteristik sbb :

1.       Ketika pemimpin melakukan kesalahan dia berkata "saya salah!" Ketika bukan pemimpin melakukan kesalahan dia berkata, "ini bukan salah saya!"

2.       pemimpin berkata," saya sudah baik, tapi saya bisa lebih baik lagi!" bukan pemimpin berkata ," saya tidak sejelek orang lain!".

3.       pemimpin mencoba belajar dari setiap orang yang  lebih  baik dari  pada  dia. bukan pemimpin selalu mencoba menjatuhkan orang lain.

4.       pemimpin berkata," Mari saya kerjakan ini untuk Anda!" bukan pemimpin berkata, " Itu bukan pekerjaan saya!".

5.       pemimpin berkata, " Pasti ada cara lebih baik mengerjakannya!" bukan pemimpin berkata," Begitulah biasanya dikerjakan disini!"

6.       pemimpin berkata, "ini sulit tapi mungkin!" bukan pemimpin berkata."ini mungkin tapi sangat sulit untuk mengerjakan!".

7.       pemimpin selalu mempunyai rencana. bukan pemimpin selalu cari alasan.

8.       pemimpin mempunyai komitmen-komitmen bukan pemimpin hanya berjanji-janji saja.

9.       pemimpin selalu menjadi bagian dari jawaban bukan pemimpin selalu menjadi bagian dari masalah.

10.   pemimpin tuntas memecahkan masalah. bukan pemimpin selalu tanggung-tanggung & tidak pernah memecahkan masalah.

DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI FORMAL

BAB V

DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI FORMAL

            Organisasi formal dapat diibaratkan sebagai sebuah “kendaraan” untuk mencapai tempat tujuan bersama. Menurut para penulis teori organisasi klasik, organisasi formal adalah sistem kegiatan yang terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan di bawah kekuasaan dan kepemimpinan. Struktur, meskipun hanya menyajikan kerangka, merupakan subsistem penting dalam sistem organisasi formal.

DESAIN STRUKTURAL ORGANISASI FORMAL

            Struktur organisasi formal disusun adalah untuk membantu pencapaian tujuan organisasi dengan lebih efektif. Organisasi formal harus memiliki tujuan atau sasaran supaya tahu bagaimana menjalankan organisasi untuk mencapainya. Tanpa tujuan organisasi tidak mungkin membuat perencanaan maka tak akan ada ketentuan tentang jalannya organisasi.

            Struktur organisasi formal mempunyai dua muka; pertama, model struktur, di mana kita dapat mempergunakan prinsip-prinsip teori organisasi, dan kedua, dimensi-dimensi dasar struktur yang akan menentukan kegiatan-kegiatan dan hubungan-hubungan yang harus dilakukan dan tingkat spesialisasi yang dapat diberikan.

Strategi dan Struktur

            Hubungan erat antara strategi dan struktur organisasional pertama kali dijelaskan oleh Chandler dalam studinya pada perusahaan besar di Amerika. Dalam pemilihan suatu strategi dan struktur untuk mengimplementasikannya para manajer harus mempertimbangkan pengaruh lingkungan eksternal terhadap organisasi. Hubungan antara strategi, struktur dan lingkungan dapat dipandang dari dua perspektif utama. Dalam pandangan pertama, organisasi adalah reaktif terhadap lingkungannya : proses perumusan strategi harus memperhatikan lingkungan di mana organisasi beroperasi pada saat sekarang dan akan beroperasi di waktu yang akan datang. Dalam pandangan kedua, organisasi adalah pro aktif karena proses perumusan strategi mencakup pemilihan lingkungan di mana organisasi akan beroperasi dalam jangka waktu yang lebih panjang.

Lingkungan Eksternal dan Struktur

            Pengaruh lingkungan pada desain organisasi secara terperinci kita perlu membedakan tiga tipe lingkungan sebagai berikut :

1.      Lingkungan stabil, yaitu lingkungan dengan sedikit atau tanpa perubahan yang tidak diperkirakan atau tiba-tiba.

2.      Lingkungan berubah (changing environment), yaitu lingkungan di mana inovasi mungkin terjadi dalam setiap atau semua bidang yang telah disebut di atas produk, pasar, hukum, atau teknologi.

3.      Lingkungan bergejolak (turbulent environment). Bila para pesaing melempar produk baru dan tak terduga ke pasaran, hukum sering diganti, kemajuan teknologi merubah secara drastic desain produk dan metode-metode produksi, organisasi ada dalam lingkungan bergejolak.

Teknologi dan Struktur

            Menurut Woodward, atas dasar hasil studinya, ada sejumlah hubungan antara proses teknologi dan struktur organisasi, yang dapat diuraikan sebagai berikut :

1.      Semakin kompleks teknologi semakin besar jumlah manajer dan tingkatan manajemen.

2.      Rentang manajemen para manajr lini pertama meningkat dari produksi unit ke massa dan kemudian turun dari produksi massa ke proses.

3.      Semakin tinggi kompleksitas teknologi perusahaan, semakin besar jumlah staf administrative dan kleikal.

Orang dan Struktur

            Sikap, pengalaman dan peranan para anggota organisasi juga berhubungan dengan struktur organisasi. Para manajear organisasi terutama para manajer puncak (direktur) mempengaruhi pemilihan strategi secara langsung melalui preferensi mereka.

            Struktur organisasi juga dipengaruhi secara langsung oleh preferensi pribadi manajer terhadap cara-cara berhubungan dengan cara bawahan langganan dan manajer lainnya dan terhadap cara-cara pemecahan permasalahan.

            Karyawan dan Struktur. Faktror-faktor seperti tingkat pendidikan, latar belakang, derajat minat pada pekerjaan para karyawan dan ketersediaan berbagai alternatif di luar organisasi merupakan penentu-penentu penting struktur organisasi.

Proses Desain Organisasi

            Dalam teori, proses desain organisasi dapat mulai dari bawah ke atas (bottom up) atau dari atas ke bawah (top down). Dengan prosedur ke atas ke bawah, tujuan-tujuan organisasional umum diterjemahkan menjadi tujuan-tujuan khusus sebagai sarana pencapaian hasil akhir yang diinginkan.

            Dengan pendekatan bawah ke atas,  proses-proses dasar  organisasi akan ditetapkan terlebih dahulu, dimana hal ini berarti merumuskan dan menentukan secara simultan teknologi inti yang digunakan. Setelah itu, posisi-posisi untuk mengoperasikan proses-proses tersebut dirumuskan, dan kebutuhan akan struktur awal mulai muncul posisi-posisi manajerial tingkatan bawah dibutuhkan, untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan dan ini selanjutnya memerlukan koordinasi oleh tingkatan lebih atas bila proses adalah kompleks.

            Meskipun secara teoritis dapat dijelaskan secara terpisah kedua prosedur tersebut dalam kenyataannya saling tergantung. Tujuan-tujuan umum harus ditetapkan bahkan sebelum proses dasar ditentukan dan teknologi inti dipilih.

Pendekatan Kontigensi dalam Desain Organisasi

            Banyak teoritisi manajemen dan manajer praktek yang menyatakan keraguannya tentang suatu cara yang ideal untuk merancang organisasi. Tidak ada suatu cara desain yang “ampuh” untuk segala kondisi. Jadi, menurut pendekatan kontingensi (contingency approach), tugas manajer dalam desain organisasi adalah menetapkan suatu “kesesuaian” efektif antara struktur organisasi dan variabel-variabel tersebut.

MODEL-MODEL STRUKTUR ORGANISASI

            Struktur organisasi merupakan perwujudan yang menunjukkan hubungan di antara fungsi-fungsi dalam suatu organisasi serta wewenang dan tanggung jawab setiap anggota organisasi yang menjalankan masing-masing tugasnya.

            Pengembangan istilah di-“haruskan”-kan dan di-“anggap”-nya digunakan untuk menggarisbawahi kenyataan bahwa setiap orang dalam organisasi, bahkan pada tingkat rendah, tidak berperilaku sesuai ketentuan yang berlaku pada posisinya.

            Suatu bentuk struktur yang muncul sesuai dengan kondisi-kondisi yang ada akan menjadi kurang efektif  karena adanya para anggota organisasi yang mencoba untuk mengalihkan hubungan-hubungan yang telah ditetapkan untuk memenuhi keinginannya sendiri. Jadi jelas, tujuan para manajer adalah menciptakan suatu struktur yang memenuhi baik “tuntutan” lingkungan maupun membuatnya sesuai dengan kemampuan, kebutuhan dan keinginan para anggota organisasi.

            Berikut ini akan dibahas tiga model struktur organisasi yang dikenal : model tradisional, model hubungan manusiawi, dan model sumber daya manusia.

1.      Model Tradisional

Bentuk umum esensialnya adalah piramid. Bentuk umum struktur organisasi tradisional ini akan berbeda untuk jenis operasi perusahaan yang berbeda pula. Struktur tradisional yang padat-karya atau labor-intensive (missal, kantor pos atau lini perakitan) akan berbentuk piramid, karena banyaknya posisi-posisi operatif tingkat bawah. Kemaujuan komputer akhir-akhir ini, seperti disebutkan di muka, akan merubah lebih lanjut bentuk struktur tradisional pada tingkatan bawah dan menengah. Lebih lanjut dalam struktur organisasi tradisional, pemegang setiap posisi hirarki organisasi bertanggung jawab (accountable), secara teoritis ataupun pada kenyataannya terhadap tindakan-tindakan bawahannya yang berada di tingkat rendah hirarki organisasi serta posisi-posisi mana saja yang langsung berhubungan dengannya.

2.      Model Hubungan Manusiawi

Model hubungan manusiawi, walaupun demikian secara eksplisit mengakui bahwa orang tidaklah selalu bertindak persis segaris dengan posisi-posisi dan hubungan-hubungan menurut struktur formalnya. Hal ini mengundang perhatian manajemen akan adanya “struktur informal” yang ada di seluruh elemen-elemen organisasi. Pertama dan yang paling penting, model hubungan manusiawi “mempersilahkan” para manajer untuk mempergunakan kemampuan kepemimpinannya untuk mengurangi friksi-friksi di antara orang-orang dan jabatn-jabatan mereka dalam organisasi, serta mengembangkan hubungan kerjasama yang baik antar para anggota organisasi yang bertanggung jawab kepadanya. Kedua, pendekatan hubungan manusiawi menyarankan manajer memanfaatkan organisasi informal dalam departemennya yang menunjukkan bahwa ia memberikan tanggapan kooperati dan bukannya malah menantang. Ketiga, pendekatan hubungan manusiawi ditunjukkan dengan sejumlah teknik atau program yang biasanya di bawah yurisdiksi atau kewenangan departemen personalia, yang dirancang untuk melayani kebutuhan-kebutuhan seluruh anggota organisasi.

3.      Model Sumber Daya Manusia

Implikasi model sumber daya manusia pada struktur organisasi, walaupun abstrak, adalah jelas. Model ini berpendapat bahwa pada hakekatnya manusia mempunyai kemampuan untuk mempelajari pengarahan dan pengendalian diri lebih kreatif daripada pekerjaan mereka sekarang. Jadi, implikasi utama adalah bahwa manajemen harus merancang suatu struktur yang berlawanan dengan hirarki tradisional. Konsep model sumber daya manusia ini mencoba memaksimumkan fleksibilitas baik di dalam maupun di antara posisi-posisi yang berinteraksi. Hal ini mengharuskan anggota-anggota organisasi mempunyai (1) suatu tujuan tingkat operasioanal yang telah disetujui bersama (2) jalur untuk memperoleh sumber informasi vertikal dan horizontal yang relevan, dan (3) kemampuan untuk memberikan tanggapan terhadap informasi dengan keputusan dan perilaku yang mengarahkan pencapaian tujuan dengan efisien.

DIMENSI-DIMENSI DASAR STRUKTUR ORGANISASI

Pembagian Kerja

            Para anggota organisasi dihadapkan pada dua perhatian pokok : (1) pembagian kerja yang dilaksanakan, dan (2) penentuan baris yang tepat untuk pengelompokan kegiatan-kegiatan agar menghasilkan satuan-satuan kerja yang efisien dan menguntungkan bagi organisasi secara keseluruhan. Pembagian atau dekomposisi seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan menjadi unsur-unsur kerja yang semakin kecil disebut “pembedaan horizontal” atau lebih dikenal dengan istilah “pembagian keja” (division of labor)

Berbagai Fungsi yang Melekat pada Struktur Organisasi

            Pengembangan struktur organisasi formal bersangkutan juga dengan penyusunan hubungan-hubungan yang terjadi dalam struktur. Kegiatan-kegiatan dan hubungan-hubungan sebagai fungsi-fungsi struktural yang terjadi secara garis besar dapat diperini sebagai berikut :

a.      Wewenang

Arti wewenang (authority) adalah hak melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan sesuatu.

b.      Kekuasaan

Kekuasaan (power) sering dicampur adukkan dengan wewenang, walaupun kekuasaan dan wewenang sering ditemui bersama, tetapi keduanya berbeda. Bila wewenang adalah hak untuk melakukan sesuat, kekuasaan adalah kemampuan untuk melakukan hak tersebut.

c.       Tanggung jawab

Tanggung jawab (responsibility) adalah kewajiban untuk melakukan sesuatu.

d.      Akuntabilitas

Akuntabilitas (accountability) adalah faktor di luar individu dan perasaan pribadinya.

e.       Komunikasi dalam organisasi

Dalam organisasi formal, arus informasi mengalir secara khusus. Struktur organisasi diharapkan dapat menjadi alat utama bagi komunikasi formal ini.

f.        Hubungan lini dan staf

Masih berhubungan dengan konsep wewenang dikenal apa yang disebut hubungan lini dan staf. Keduanya ini merupakan pendekatan yang berbeda untuk menentukan deskripsi wewenang dalam organisasi.

g.      Rentang kendali

Yang dimaksud dengan rentang kendali atau pengawasan (span of control) adalah berapa orang jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan. Pendapat tentang rentang kendali yang paling kuat justru berdasar dari teori dan bukan praktek. V.A. Graicunas, seorang konsultan dan ahli matematika Perancis, menemukan rumusan rentang kendali berikut ini :

R = n (2^n-1 + n-1), dimana R jumlah hubungan dan n adalah jumlah bawahan

h.      Struktur flat dan tall

Istilah flat (datar) dan tall (tinggi) digunakan untuk menggambarkan pola menyeluruh rentang kendali dan tingkatan manajemen. Penganalisaan struktur flat dan tall hendaknya memperhatikan berbagai faktor seperti kebutuhan kontak antara atasan dan bawahan, komunikasi ke atas dan ke bawah, pengendalian lebih ketat atau pengendalian diri, inisiatif pribadi dsb.

i.        Sentralisasi dan desentralisasi

Bila wewenang didelegasikan atau dilimpahkan meluas dalam suatu organisasi, desentralisasi wewenang terjadi sebaliknya dalam organisasi di mana wewenang dipegang atau dipusatkan pada seorang atau beberapa orang, kondisi sentralisasi wewenang tampak.

j.        Rantai wewenang skalar

k.       Kesatuan perintah

Satu aspek dasar struktur organisasi lainnya (implicit dalam rantai sklar) adalah “satu orang, satu atasan”

Departementasi

            Departementasi atau departementalisasi bersangkutan dengan proses penentuan cara pengelompokan kegiatan-kegiatan organisasi.

a.      Departementasi fungsional

Pendekatan fungsional untuk pengelompokan kegiatan-kegiatan organisasi ini mungkin merupakan tipe departementasi yang paling umum dan luas digunakan dalam merancang struktur organisasi. Kebaikan utama departementasi fungsional adalah berkaitan dengan aspek-aspek positif spesialisasi.

b.      Departementasi produk

Dengan berkembangnya organisasi formal departementasi fungsioanl menjadi semakin sulit dan tidak praktis lagi.

c.       Departementasi wilayah

Bila organisasi beroperasi di wilayah-wilayah yang tersebar, maka departementasi atas dasar wilayah akan diperlukan.

DESAIN STRUKTURAL MODERN

            Seperti halnya para teoritisi organisasi, banyak para manajer praktisi juga dikecewakan oleh cara-cara pengorganisasian tradisional. Mereka menyadari bahwa penyelesaian-penyelesaian sederhana yang ditawarkan teori-teori klasik tidak lagi cukup memadai untuk memecahkan berbagai masalah kompleks.

Organisasi Proyek

            Organisasi-organisasi proyek semakin banyak digunakan dalam industri-industri dengan teknologi tinggi yang memerlukan perhatian besar terhadap perencanaan, penelitian, dan pengenbangan serta koordinasi. Bentuk organisasi proyek umum dipakai dalam industri ruang angkasa dan juga semakin luas digunakan dalam organisasi-organisasi bisnis, pemerintahan, dan militer dsb.

Berbagai Tipe Struktur Proyek

            Ada beberapa macam bentuk struktur proyek. Bentuk pertama adalah organisasi proyek individual. Tipe ke dua adalah organisasi proyek staf. Variasi ke tiga adalah organisasi proyek “intermix”, di mana di dalamnya manajer proyek mempunyai personalia staf dan dipilih kepala-kepala fungsional utama yang melapor langsung kepadanya.

Organisasi Matriks

            Bila struktur proyek dilapiskan di atas struktur fungsional, hasilnya adalah sebuah matriks. Kadang-kadang organisasi matriks (matrix organization) dianggap sebagai suatu bentuk organisasi proyek plus organisasi fungsional dan nama-namanya digunakan dengan saling dapat dipertukaran. Aliran wewenang vertikal dilaksanakan oleh manajer-manajer fungsional. Sedangkan aliran wewenang horizontal terletak pada manajer proyek dan stafnya, yang dibentuk untuk suatu program tertentu. Manajer proyek bertanggung jawab atas keberhasilan proyek yang dibebankan kepadanya, yang prosesnya harus melalui seluruh atau sebagian besar departemen-departemen fungsional. Peranan manajer proyek adalah mengatur waktu, kualitas dan standar biaya proyek agar sesuai dengan rencana. Manajer proyek mempunyai banyak wewenang formal (seperti menentukan anggaran, skedul waktu, dsb), berhasilnya suatu proyek tergantung pada kemampuannya untuk mempengaruhi manajer-manajer fungsional dan mencapai saling pengertian dengan mereka.

Organisasi Bentuk Bebas

            Tipe organisasi yang berhubungan erat dengan model-model proyek dan matriks adalah struktur organisasi modern bentuk bebas (free from organization), kadang-kadang disebut naturalistik atau organik. Tipe organisasi bentuk bebas dapat dipandang sebagai perluasan pola desentralisasi. Di samping itu, ada dua karakteristik umum tipe organisasi ini. Pertama, organisasi bentuk bebas menggunakan secara ektensif sistem informasi yang dikomputerisasika. Kedua organisasi bentuk bebas biasanya beranggotakann dan dikelola oleh para manajer muda dan dinamis yang berani mengambil resiko yang telah diperhitungkan.