BAB XIV

BAB XIV
PENGEMBANGAN MANAJEMEN DAN ORGANISASI
Organisasi yang menyadari keadaan dinamis ini akan lebih peka terhadap segala perubahan yang terjadi di luar organisasi dibandingkan dengan organisasi yang acuh tak acuh terhadap perubahan lingkungan. Dengan kepekaan tersebut, organisasi tidak hanya akan lebih cepat mengadakan reaksi, tetapi juga melakukan antisipasi untuk menyesuaikan tujuan, strategi, kebijaksanaan, taktik serta desain dan struktur organisasinya pada situasi yang berubah. Organisasi yang baik adalah organisasi yang melihat ke depan dan mempersiapkan diri untuk itu. Organisasi harus melakukan forecast dan estimasi situasi lingkungan, agar lebih cepat tanggap dan dapat bersiap-siap sebelumnya terhadap perubahan lingkungan. Suatu cara penting untuk meghadapi keadaan di atas adalah mengembangkan dan melatih para manajer agar mereka mampu untuk mengatasi berbagai masalah, permintaan (tuntutan) dan tantangan baru.
KEBUTUHAN PENGEMBANGAN EFEKTIF
Identifikasi Perubahan Lingkungan
Perubahan politik dan hukum mempengaruhi kegiatan organisasi. Kebijaksanaan Pemerintah berupa peraturan yang menyangkut pemasaran, produksi, penjualan saham, perburuhan, perpajakan, dan lain-lain setiap kali berubah, sehingga organisasi harus selalu menyesuaikan diri terhadap perubahan ini.
Perubahan sosial juga perlu diperhatikan organisasi. Jumlah penduduk, angkatan kerja, kesempatan kerja, pengangguran, dan pendidikan menentukan kuantitas serta kualitas calon karyawan yang diperlukan organisasi, sehingga organisasi perlu mengadakan penyesuaian di dalam menarik personalia.
Demikian pula perubahan keadaan pertahanan dan keamanan harus selalu dikaji. Negara yang stabil, kokoh, dan kuat memungkinkan pemerintah untuk berorientasi ke luar, artinya segi eksport merupakan prioritas, dan strategi pertahanan dan kemaanan mengutamakan penjaminan kelancaran ekspor, yaitu segi keamanan lalu lintas hubungan luar negeri.
Situasi internasional pun perlu diantisipasi. Perkembangan teknologi, adanya perusahaan multinasioanl, dana pinjaman antar pemerintah, hubungan antara organisasi domestic dengan organisasi internasioanal dan lain-lain akan mempengaruhi dan merubah struktur organisasi, karena hali ini memang merupakan kebutuhan.
Menghayati Kebutuhan Pengembangan
Setelah kita membahas berbagai sebab lingkungan yang menjadi faktor pengubah organisasi, maka sekarang akan dikemukakan apakah sebenarnya kebutuhan organisasi yang memerlukan perubahan yang diinginkan. Ini berarti bahwa sebelum organisasi merencanakan program latihan dan pengembangan perlu dilakukan analisis terhadap organisasi itu sendiri, analisis jabatan dan analisis tenaga kerja agar dapat ditentukan kebutuhan yang harus dipenuhi dalam program latihan dan pengembangan.
Analisis jbatn perlu dilakukan, karena dengan analisis ini manajer dapat mengetahui kegiatan atau tugas apa saja yang dilakukan oleh para anggota di dalam organisasi.
Analisis tenaga kerja juga perlu dilakukan untuk mengetahui kemampuan dan hasil kerja para karyawan pada saat ini, sehingga apabila nantinya diperlukan penyesuaian organisasi dan tugas-tugas karena perubahan teknologi, dll, organisasi sudah siap dengan program latihan dan pengembangan untuk meng “upgrade” kemampuan anggota.
Jadi, dengan progam latihan dan pengembangan organisasi dapat meningkatkan kemampuan para anggotanya.
Berbagai Penyebab Kegagalan Pengembangan Manajemen
Banyak perusahaan mempunyai anggaan latihan yang besar dan staf latihan cukup banyak untuk merancang, mengembangkan dan menawarkan berbagai program yang berbeda-beda. Meskipun demikian, perusahaan-perusahaan itu sering tidak mendapatkan hasil-hasil seperti yang diinginkan. Berikut ini akan dibicarakan beberapa masalah yang sering dijumpai, agar dapat dihindari kesalahan-kesalahan yang memakan biaya :
1. Berbagai upaya pengembangan mungkin tidak mendukung pencapaian tujuan-tujuan organisasi.
2. Upaya pengembangan mungkin menekankan pada program bukan hasil.
3. Pengembangan hanya diperuntukkan bagi karyawan-karyawan tertentu.
Dasar Pemikiran Pendekatan Teori Manajemen Operasional Pada Latihan dan Pengembangan
Pendekatan teori manajemen operasional pada program latihan dan pengembangan adalah suatu pendekatan situasional yang mengintegrasikan berbagai prinsip, konsep, teori, dan pengetahuan keprilakuan dengan praktek-praktek manajemen untuk mencapai hasil-hasil optimum. Pendekatan ini didasarkan pada anggapan-anggapan sbb :
1. Para manajer puncak harus secara aktif mendukung program.
2. Latihan dan pengembangan harus melibatkan para manajer.
3. Kebutuhan-kebutuhan latihan dan pengembangan bervariasi.
4. Kebutuhan-kebutuhan latihan dan pengembangan menentukan metoda-metoda.
5. Teori dan praktek harus selalu dipadukan.


PROGRAM LATIHAN DAN PENGEMBANGAN
Atas dasar penilaian kebutuhan pengembangan, organisasi dapat menentukan tujuan-tujuan atau sasaran-sasaran program latihan dan pengembangan. Secara umum, tujuan program ini adalah menambah pengetahuan, mengembangkan sikap, mengembangkan ketrampilan para anggota terutama untuk menghadapi perubahan, menimbulkan motivasi, dukungan, umpan balik dan memadukan penerapan teori dan praktek secara psikomotorik.
Teknik-teknik Latihan dan Pengembangan
Berbagai teknik latihan dan pengembangan telah dikenal, baik teknik-teknik on the job maupun off the job. Latihan dan pengembangan on the job bisa berupa (1) instruksi kerja, (2) rotasi jabatan, (3) pemberian petunjuk (coaching), (4) magang (apprenticeship atau assistantship), dan (5) pimpinan bayangan (junior boards). Sedangkan latihan dan pengembangan off the job dapat dilakukan dengan (1) teknik-teknik pemberian informasi yang terdiri dari studi sendiri dengan modul-modul presentasi video, kuliah, penggunaan film dan televisi, konperensi buatan, dan studi khusus di universitas atau lembaga pendidikan lainnya serta (2) program-program perilaku yang terdiri dari studi kasus, vestibule training, permainan peranan (role playing), simulasi, belajar yang diprogramkan dan penggunaan laboratorium.
Pengembangan Sumber Daya Manusia
Pengembangan sumber daya manusia juga merupakan cara yang efektif untuk menghadapi beberapa tantangan. Tantangan-tantangan tersebut mencakup keusangan karyawan, perubahan-perubahan sosioteknis dan perputaran karyawan.
Keusangan karyawan. Keusangan (obsolescence) terjadi bila seorang karyawan tidak mempunyai lagi pengetahuan atau kemampuan untuk melaksanakan pekerjaan secara baik.
Perubahan-perubahan sosioteknis. Perubahan-perubahan sosial dan teknologis juga merupakan tantangan bagi organisasi dalam mempertahankan efektivitas kerja para karyawannya.
Perputaran karyawan. Perputaran karyawan (employee turnover) menimbulkan tantangan khusus bagi pengembangan sumber daya manusia. Karena hal ini sangat sulit diperkirakan, kegiatan-kegiatan pengembangan harus mempersiapkan para karyawan organisasi sekarang untuk menggantikan mereka yang keluar atau meninggalkan organisasi untuk pindah ke organisasi lain.
Evaluasi Program Latihan dan Pengembangan
Implementasi latihan dan pengembangan dapat diibaratkan sebagai suatu proses transformasi. Jadi, setelah program latihan dan pengembangan diselesaikan, program tersebut dievaluasi. Evaluasi mencakup tes pendahuluan, tes purna, pengukuran seberapa baik isi latihan diterapka pada pekerjaan nyata, dan berbagai bentuk studi lanjutan untuk menjamin bahwa karyawan dapat terus mengembangkan dirinya.
PENGEMBANGAN ORGANISASI
Pengembangan organisasi (organization development, atau sering disingkat OD) adalah suatu pendekatan yang sistematik, terpadu dan terencana untuk meningkatkan efektivitas organisasi. OD berkaitan dengan aspek-aspek terapan perilaku organisasi. OD terutama bersangkutan dengan perubahan yang direncanakan dalam organisasi-organisasi yang kompleks. Teknik-teknik OD mencakup latihan laboratorium, latihan kisi-kisi manajerial (manajerial grid), latihan sensitivitas, dan umpan balik survai. OD adalah suatu pendekatan situasional / kontingensi (contingency) untuk meningkatkan efektivitas organisasi.
OD : Pendekatan Modern Untuk Manajemen Perubahan
Pendekatan modern untuk manajemen perubahan dan pengembangan sumber daya manusia disebut pengembangan organisasi. Menurut French dan Bell, OD adalah :
“suatu usaha jangka panjang untuk memperbaiki proses-proses pemecahan masalah dan pembaharuan organisasi, terutama melalui manajemen budaya organisasi yang lebih efektif dan kolaboratif dengan tekanan khusus pada budaya tim-tim kerja formal dengan bantuan pengantar perubahan, katalisator, dan penggunaan teori dan teknologi ilmiah keperilakuan terapan dan mencakup riset kegiatan.”
Sedangkan definisi yang dikemukakan Bennis, OD adalah :
“……… suatu tanggapan terhadap perubahan, suatu strategi kompleks yang bersifat pendidikan yang dimaksudkan untuk merubah berbagai pandangan, sikap, nilai, dan struktur organisasi, agar organisasi dapat menyesuaikan secara lebih baik dengan teknologi, pasar, dan tantangan-tantangan baru, dan tingkat kesulitan perubahan itu sendiri.”
Secara ringkas, hasil-hasil organisasional yang diinginkan dari upaya-upaya OD mencakup peningkatan efektivitas, pemecahan masalah dan daya penyesuaian.
Sejarah Perkembangan OD
French dan Bell mengemukakan bahwa “Pengembangan organisasi telah muncul dari ilmu pengetahuan yang keperilakuan terapan dan psikologi sosial dan dari usaha-usaha yang berurutan untuk menerapkan latihan laboratorium dan survai umpan balik ke dalam berbagai sistem total.”
TEKNIK-TEKNIK OD
Dua aplikasi latihan laboratorium untuk OD adalah teknik latihan sensitivitas atau sering disebut “t-group” dan latihan kisi-kisi (grid training) atau lebih dikenal sebagai “grid OD”.
Grid OD
Grid OD atau grid training merupakan hasil perkembangan pendekatan managerial grid dalam kepemimpinan yang telah dibahas pada bab 12 dan merupakan suatu pendekatan bantu untuk latihan-latihan laboratorium. Posisi 9.9 pada kisi-kisi kepemimpinan Blake dan Mouton yang menunjukkan perhatian maksimum baik tehadap orang (karyawan) maupun terhadap produksi, adalah tujuan yang terkandung dari grid OD.
Survai Umpan Balik
Pendekatan survai umpan balik meneliti satuan analisis (yaitu, kelompok kerja, departemen atau organisasi keseluruhan) dengan menggunakan daftar pertanyaan (kuesioner) kadang-kadang dilengkapi konsultan kemudian akan pada umumnya dengan pendekatan konsultasi proses atau pembentukan tim membantu kelompok mendiagnosa dan memecahkan masalah-masalah mereka.
Konsultasi Proses
Langkah-langkah yang bisa diambil konsultan dalam suatu program PC pada pengembangan organisasi adalah sbb :
1. Memulai kontak
2. Merumuskan perjanjian
3. Memilih lokasi dan metoda
4. Mengumpulkan data dan membuat diagnosis
5. Campur tangan
6. Mengurangi keterlibatan dan berhenti
Pembentukan Tim
Suatu teknik OD yang semakin terkenal dan penting akhir-akhir ini, dimana berkaitan dengan intervensi kelompok tunggal adalah kegiatan-kegiatan pembentukan tim (team building). Pendekatan ini bertujuan memperbaiki dan meningkatkan efektivitas berbagai macam tim dalam organisasi.